Воспользуйтесь нашими образцами, чтобы привести внутренние документы в соответствие с новыми антиотмывочными требованиями. Времени осталось немного — доработку надо провести до 13 февраля. Что будет, если этого не сделать, узнаете из статьи.
Почему следует поторопиться с правилами внутреннего контроля
К 13 февраля 2022 года бухгалтерские компании и ИП обязаны разработать или доработать внутренние антиотмывочные правила в соответствии с требованиями, которые утвердило Правительство (постановление от 14.07.2021 № 1188).
Вообще бухгалтеры на аутсорсе обязаны разрабатывать правила внутреннего контроля с 2019 года (п. 2 ст. 7, ст. 7.1 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ, п. 1 ст. 1 Федерального закона от 18.03.2019 № 33-ФЗ). Но когда мы опросили бухгалтеров, выяснилось, что эти правила многие до сих пор игнорировали, поскольку не было ни конкретных требований, ни проверок.
С вступлением в силу постановления № 1188 вероятность проверок стала выше. Поэтому безопаснее разработать антиотмывочные правила. Тем бухгалтерским компаниям, у которых уже есть такие правила, их нужно доработать. За то, что правила не соответствуют требованиям, Росфинмониторинг может выписать административный штраф по статье 15.27 КоАП компании на сумму от 50 000 до 400 000 руб., а директору организации — на сумму от 10 000 до 50 000 руб. (ч. 1, 2 ст. 15.27 КоАП).
Суды при оспаривании штрафа, вероятнее всего, встанут на сторону проверяющих. Ранее Верховный суд признал законным штраф по статье 15.27 КоАП, выписанный чувашской страховой компании, правила внутреннего контроля которой не соответствовали Закону № 115-ФЗ и требованиям ЦБ (Положение ЦБ от 15.12.2014 № 445-П, определение ВС от 20.11.2019 № 301-ЭС19-20814, решение Арбитражного суда Чувашской Республики от 20.05.2019 по делу № А79- 1691/2019).
Что включить в антиотмывочные правила
По новым требованиям правила внутреннего контроля должны включать девять программ. Разрабатывайте правила с учетом вида деятельности компании, организационной структуры и других особенностей.
Начинайте положение о правилах внутреннего контроля с главы, которая отражает основные понятия и термины. Например, «уполномоченный орган», «клиент», «представитель клиента», «выгодоприобретатель», «бенефициарный владелец», «идентификация», «замораживание» и «блокирование» денежных средств.
Основная часть правил будет состоять из девяти обязательных программ: организация системы внутреннего контроля, идентификация клиентов и выгодоприобретателей, изучение клиента, оценка и управление рисками, выявление операций по отмыванию доходов, замораживание денег и имущества, подготовка и обучение кадров, проверка системы внутреннего контроля, хранение информации и документов.
Осторожно!
Если правила внутреннего контроля не будут соответствовать требованиям Правительства, возможен штраф до 400 000 руб. по статье 15.27 КоАП.
Важная деталь
Росфинмониторинг считает, что антиотмывочный закон обязаны исполнять все компании и ИП, которые оказывают любые бухгалтерские услуги. Будь то отправка отчетности или консультирование (п. 5 письма от 19.07.2018 № 54).
Правила должен утвердить руководитель бухгалтерской компании или ИП до того, как начнет распоряжаться деньгами клиента (п. 1 ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ).
Положение теперь разрешается составлять не только в бумажном, но и в электронном виде. В последнем случае необходимо заверить документ квалифицированной электронной подписью руководителя компании.
Какие формулировки использовать
1. Организация системы внутреннего контроля. Пропишите положения о статусе, функциях, правах и обязанностях сотрудника, который будет отвечать за соблюдение правил. Распишите, как он будет взаимодействовать с другими сотрудниками.
На период отсутствия ответственного работника выберите того, кто его заменит. Обозначьте, каким образом будете контролировать бухгалтеров, которые работают с деньгами клиентов.
ИП вправе назначить ответственным самого себя (подп. «а» п. 8 постановления № 1188).
Приказ о назначении специального должностного лица подписывайте до того, как утвердите правила внутреннего контроля.
Специальное должностное лицо (СДЛ) назначается приказом руководителя организации. СДЛ должно иметь высшее экономическое либо юридическое образование либо стаж работы в должности, связанной с исполнением обязанностей по противодействию легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не менее
двух лет; отсутствие непогашенной либо неснятой судимости за экономические преступления и преступления против государственной власти.
2. Идентификация. Установите, как будете проверять наличие сведений о причастности к отмыванию доходов в отношении клиента, его представителя, выгодоприобретателя или бенефициарного
владельца. Утвердите, как будете принимать клиентов на обслуживание, добывать информацию о происхождении денег и имущества клиентов, а также оценивать их и присваивать уровень риска. Перечень сведений, которые необходимо собрать о клиенте, найдете в подпункте 1 пункта 1 статьи 7 Закона № 115-ФЗ.
Идентификация представляет собой совокупность мероприятий
по установлению определенных Федеральным законом сведений о клиентах, их представителях, выгодоприобретателях, бенефициарных владельцах
и подтверждению достоверности этих сведений с использованием оригиналов документов и (или) надлежащим образом заверенных копий и (или) государственных и иных информационных систем.
3. Изучение клиента. Пропишите, какие сведения будете требовать у клиента перед тем, как заключить договор. Перед приемом на обслуживание бухгалтерская организация обязана убедиться, что клиент не будет с ее помощью отмывать доходы.
Укажите, какими способами будете фиксировать и хранить информацию. Анкеты и приобщенные к ним документы клиентов бухгалтерских организаций необходимо хранить не менее пяти лет с даты прекращения отношений (п. 43, 44 приказа Росфинмониторинга от 22.11.2018 № 366).
При заключении договора на обслуживание Заказчик обязан письменно подтвердить Организации чистоту своего бизнеса, включая, но не ограничиваясь следующим: Заказчик и контрагенты Заказчика не вовлечены в операции по отмыванию денежных средств, у Заказчика отсутствуют контрагенты, отвечающие признакам фирм-однодневок, единственной целью деятельности которых является уклонение от уплаты налогов.
Сведения, полученные от Заказчика при заключении договора, Организация оформляет в виде анкеты Заказчика и хранит все время действия договора
и последующие пять лет после истечения обязательств.
4. Оценка и управление рисками. Разработайте методику, как будете выявлять, присваивать и оценивать риски в деятельности клиентов. Как правило, выделяют три уровня риска клиентов: низкий, средний и высокий. Но можете использовать и два уровня: низкий и высокий. Риски могут быть связаны с видами деятельности клиента, странами либо отдельными территориями регистрации, контрагентами. В качестве критериев риска по недобросовестным контрагентам можете использовать признаки фирм-однодневок, сформулированные в письме ФНС от 24.07.2015 № ЕД-4-2/13005.
Риск клиента идентифицируется как высокий, если хотя бы два из критериев риска, указанных в настоящей Программе, отнесены к уровню «высокий». Риск клиента идентифицируется как низкий, если не более чем один критерий соответствует высокому риску.
5. Выявление операций по отмыванию доходов. Отразите признаки, указывающие на необычный характер сделки, с учетом особенностей вида, масштаба деятельности клиента. Например, запутанный или необычный характер сделки, не имеющей очевидного экономического смысла.
Разработайте механизм взаимодействия между сотрудниками, которые будут выявлять необычные операции. Критерии и признаки необычных сделок найдете в рекомендациях, утвержденных приказом Росфинмониторинга от 08.05.2009 № 103.
При выявлении в деятельности Заказчика необычной операции (сделки) или ее признаков Организация также может предпринять следующие действия:
а) обратиться к Заказчику письменно с просьбой о предоставлении необходимых объяснений, в том числе дополнительных сведений, разъясняющих экономический смысл необычной операции (сделки);
б) обеспечить повышенное внимание (мониторинг) в соответствии
с настоящими правилами и требованиями законодательства ко всем операциям (сделкам) этого Заказчика.
В течение суток с момента обнаружения в действиях клиента признаков наличия цели легализации преступных доходов и финансирования терроризма Организация приостанавливает обслуживание клиента, перечисление денежных средств и информирует его о данном факте посредством направления сообщения на адрес электронной почты либо иным способом, указанным в договоре как способ информирования.
6. Замораживание денег и имущества. Регламентируйте свои действия на случай, если узнаете, что, по данным Росфинмониторинга, компания может быть причастна к экстремистской деятельности. Укажите, каким образом будете информировать клиента о том, что замораживаете операции с его деньгами и имуществом. Узнать, причастна ли организация или физическое лицо к экстремистской деятельности или терроризму, можете на сайте Росфинмониторинга.
7. Подготовка и обучение кадров. Определите круг работников, подлежащих обязательному обучению по противодействию отмыванию доходов, сроки обучения и порядок актуализации знаний. Перечень учебных центров по программам Росфинмониторинга найдете на сайте http://www.mumcfm.ru/ («Учебная деятельность» > «Партнеры»). Если в вашей компании есть юристы, которые оформляют договоры на бухгалтерское обслуживание, они также должны пройти обучение (приказ Росфинмониторинга от 03.08.2010 № 203).
Обучение обязаны проходить как специальное должностное лицо (СДЛ),
так и сотрудники, должности которых задействованы в противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем,
и финансированию терроризма. Организация проводит внутреннее обучение таких сотрудников один раз в год и каждый раз при внесении изменений в законодательство о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма.
8. Проверка системы внутреннего контроля. Установите, как будете проверять, соблюдают ли сотрудники правила внутреннего контроля. А также какие меры будете принимать, чтобы устранить нарушения. Проводите проверку не реже одного раза в год (подп. «а» п. 40 постановления № 1188).
В течение двух месяцев с момента окончания календарного года в организации проводится проверка выполнения ответственными лицами правил внутреннего контроля (ПВК). По результатам проверки руководителем принимается решение о соответствии проводимых действий̆ ПВК и отсутствии нарушений.
В случае выявления нарушений ПВК устанавливается срок на их устранение.
9. Хранение информации и документов. Определите, как будете фиксировать информацию и документы, в том числе подозрительные. Установите порядок, сроки и способ передачи внутреннего сообщения об операции. Пять лет со дня прекращения отношений с клиентом — минимальный срок хранения документов и информации (п. 44 постановления № 1188).
Сведения, полученные от Заказчика при заключении договора, Организация оформляет в бумажном виде в формате анкеты и хранит все время действия договора и последующие пять лет после истечения обязательств.
Правила можно разработать как самостоятельно, так и с помощью учебных центров, которые обучают по программам Росфинмониторинга.Также можете создать личный кабинет на сайте ведомства – http://www.portal.fedsfm.ru/ но это необязательное требование.
ЛИДИЯ ИВАНЦОВА, ведущий эксперт журнала «Главбух».
Благодарим за помощь в подготовке материала ОЛЕСЮ УМРИХИНУ, адвоката практики коммерческих споров Московской коллегии адвокатов «Князев и партнеры».